• Denne politik beskriver retningslinjerne for indberetning og reglerne for behandling af indberetninger til Copenhagen Groups whistleblowerordning.

• Whistleblowerordningen gælder for Copenhagen Group A/S, CVR nr. 28698941 og dets 100% ejede datterselskaber (sammen ”Copenhagen Group”).

• Copenhagen Groups whistleblowerordning modtager og behandler – i overensstemmelse med Lov om beskyttelse af whistleblowere – indberetninger, der vedrører overtrædelser af EU-retten som defineret i Whistleblowerdirektivet (EP/Rdir 2019/1937), alvorlige lovovertrædelser og øvrige alvorlige forhold som defineret i denne politik.

• Formålet med denne politik er at gøre det nemt for eventuelle whistleblowere at indberette berettiget mistanke og uoverensstemmelser så tidligt som muligt og at forsikre whistleblowere om, at deres indberetning vil blive taget seriøst og efterforsket som påkrævet, at deres fortrolighed og, hvis ønsket, anonymitet, vil blive respekteret, og at de kan foretage indberetningen uden frygt for personlige konsekvenser eller repressalier.

• En whistleblower (på dansk en “fløjteblæser”) er en person, der oplyser om ulovlige eller kritisable forhold i selskaber, organisationer eller offentlige institutioner, hvor den pågældende er involveret, og som vedkommende i god tro anser for at være sande.

• I Copenhagen Group vil en whistleblower være en person, der i god tro foretager eller forsøger at foretage en indberetning til Copenhagen Groups whistleblowerordning om forhold, der er omfattet af Copenhagen Groups whistleblowerordning som beskrevet i denne politik.

Copenhagen Groups whistleblowerordning kan anvendes af:

• kommende, eksisterende eller tidligere medarbejdere,
• frivillige og praktikanter,
• konsulenter og andre selvstændigt erhvervsdrivende,
• medlemmer af direktionen, bestyrelsesmedlemmer og aktionærer
• samarbejdspartnere, leverandører og kunder (herunder borgere) samt
• personer, som arbejder for sådanne parter.

• Copenhagen Groups whistleblowerordning modtager og behandler indberetninger, der vedrører overtrædelser af EU-retten som defineret i Whistleblowerdirektivet (EP/Rdir 2019/1937), alvorlige lovovertrædelser og øvrige alvorlige forhold, herunder men ikke begrænset til indberetninger om:
• Strafbare forhold og herunder brud på lov eller reglementer, eksempelvis men ikke begrænset til overtrædelser af eventuelle tavshedspligter, misbrug af økonomiske midler, tyveri, bedrageri, svig, underslæb og bestikkelse, eller forsøg på omgåelse af reglerne herom,
• Farer for enhver persons helbred eller sikkerhed, herunder tilfælde af seksuel eller anden grov chikane samt grove brud på de arbejdsmiljøretlige regler,
• Brud på Copenhagen Groups politikker, herunder eksempelvis, men ikke begrænset til Copenhagen Groups Code of Conduct, HSE Policy og Q Policy samt forhold, der strider mod vilkårene for Copenhagen Groups ISO-certificering,
• Opførsel eller adfærd, der kan skade Copenhagen Group, eller
• Bevidst hemmeligholdelse eller fortielse af ovenstående.
• Copenhagen Groups whistleblowerordning modtager og behandler ikke indberetninger fra/om medarbejdere, samarbejdspartnere og leverandører mv., der er generelt utilfredse med deres samarbejde med Copenhagen Group, deres leder, kollegaer eller arbejdsmiljøet generelt – og whistleblowerordningen, må ikke anvendes til sådanne forhold. Sådanne eventuelle utilfredsheder skal behandles på sædvanlig vis i det daglige samarbejde.

Du kan indberette forhold til Copenhagen Groups whistleblowerordning ved at sende en e-mail eller et brev – eller ved at kontakte en af de ansvarlige deltagere i Copenhagen Groups whistleblowerenhed direkte.

E-mail

Indberetninger kan sendes per mail til: [email protected]

Breve

Breve kan sendes til eller afleveres i Copenhagen Group A/S’ postkasse:

Copenhagen Group A/S
Sankt Annæ Plads 11
1250 København K

Mrk.: WHISTLEBLOWER

Personlig henvendelse

Indberetning kan ske til én af de ansvarlige deltagere i Copenhagen Groups whistleblowerenhed, jf. punkt 12.

• Du kan også indberette til Copenhagen Groups whistleblowerordning via en formidler/medarbejderrepræsentant. Formidleren skal være en fysisk person, der også har en arbejdsrelateret sammenhæng med Copenhagen Group og som bistår dig med indberetningsprocessen. Formidlerens bistand skal være fortrolig, og formidleren vil være beskyttet på samme måde som whistlebloweren og som beskrevet i denne politik.

• Du bedes om ikke at indberette til whistleblowerordningen ved at sende/aflevere ikke-attesterede eller ikke-markerede breve til Copenhagen Group eller lægge breve på medlemmerne af whistleblowerenhedens skriveborde mv., fordi det medfører risiko for, at din indberetning ikke kommer frem og/eller, at de fortrolige oplysninger og/eller personoplysninger, der måtte være indeholdt i din indberetning, kan komme til uvedkommendes kendskab.

• Hvis du indberetter via e-mail og fra en e-mailkonto, der ikke er Copenhagen Groups mailkonto, bedes du af sikkerhedsmæssige og persondataretlige årsager undlade at inkludere eller vedhæfte materiale, der indeholder fortrolige eller følsomme personoplysninger. Se også punkt 10. Hvis du er i besiddelse af sådant materiale, kan det overgives sikkert i en lukket kuvert mærket ”Whistleblower” og navnet på den person, som anmeldelsen skal indgives til, jf. punkt 12 til Copenhagen Group A/S’ postkasse på Sankt Annæ Plads 11, 1250 København K, hvis du ønsker at være anonym, eller du kan i forbindelse med indberetningen angive, at du ønsker at overdrage sådant materiale, hvorefter du vil modtage instrukser til, hvorledes de kan overdrages på en sikker og forsvarlig måde.

• Alle indberetninger i Copenhagen Groups whistleblowerordning holdes fortrolige, således at whistleblowerens identitet kun bliver kendt af de personer, der skal kende den for at kunne modtage og behandle indberetningen og de eventuelle offentlige myndigheder, eksempelvis Politiet, som indberetningen skal videregives til.

• Du kan også indberette anonymt til Copenhagen Groups whistleblowerordning, og dette vil altid blive respekteret. Whistleblowere opfordres dog altid til at give deres identitet til kende, fordi det kan vanskeliggøre eller hindre undersøgelserne og de rigtige konklusioner, hvis der ikke kan indhentes manglende eller yderligere informationer fra den oprindelige whistleblower.

• Du modtager (hvis du ikke har indberettet anonymt) en bekræftelse på modtagelsen af din indberetning senest 7 dage efter modtagelsen heraf.

• Hvis du indberetter til whistleblowerordningen mundtligt, vil indberetningen blive dokumenteret enten ved, at samtalen bliver optaget (hvis du/whistlebloweren har samtykket til det) eller ved, at der udarbejdes et referat af samtalen, som du/whistlebloweren har mulighed for at kontrollere og berigtige ved at underskrive referatet. Hvis du indberetter til whistleblowerordningen mundtligt, og hvis indberetningen ikke straks blev dokumenteret, har du ret til at bede om et fysisk fremmøde, der i så fald skal afholdes hurtigst muligt og hvor din indberetning i så fald skal dokumenteres som anført ovenfor.

• Copenhagen Groups whistleblowerordning sikrer, at der følges omhyggeligt op på alle indberetninger, og alle indberetninger i Copenhagen Groups whistleblowerordning prioriteres højt og behandles hurtigst muligt.

• Den/de ansvarlige personer i whistleblowerenheden, der er den/de rette til at behandle den konkrete indberetning, behandler indberetningen og iværksætter de nødvendige og relevante undersøgelser, herunder vurderer hvilke øvrige personer og eksperter, der skal og kan involveres i behandlingen. Hvis din anmeldelse vedrører en af de ansvarlige personer i whistleblowerenheden, vil hun/han naturligvis ikke blive involveret i eller ansvarlig for behandlingen af din indberetning.

• Du kan (hvis du ikke har indberettet anonymt) blive bedt om at deltage i møder eller besvare forespørgsler i anledning af undersøgelserne. Du er ikke forpligtet til at deltage i møder, men du opfordres til at deltage, hvis du bliver bedt om det, fordi det så er fordi din deltagelse vurderes at være vigtig for undersøgelserne og for at kunne nå de rigtige konklusioner. Du er, hvis du vælger at deltage, altid berettiget til at medbringe en bisidder fra Copenhagen Group.

• Indberetningen og resultatet af whistleblowerenhedens undersøgelser vil blive videregivet til Copenhagen Groups ledelse eller hvis relevant bestyrelse (medmindre anmeldelsen vedrører et eller flere medlemmer i Copenhagen Groups ledelse eller bestyrelse, jf. punkt 12), der træffer endelig afgørelse om hvilke sanktioner eller andre konsekvenser resultaterne af undersøgelserne skal have, herunder eksempelvis anmeldelse til Politiet, kontraktuelle tiltag eller ændringer, ansættelsesretlige konsekvenser, ændringer af interne procedurer mv.

• Du modtager (hvis du ikke har indberettet anonymt) feedback på din indberetning hurtigst muligt og senest 3 måneder fra du har modtaget bekræftelse på modtagelsen. Feedbacken vil indeholde information om, hvilke tiltag, der er iværksat eller påtænkes iværksat som opfølgning på indberetningen, eksempelvis om der er indgivet politianmeldelse, iværksat yderligere intern undersøgelse eller indleveret anmeldelse til relevant tilsynsmyndighed og om begrundelsen for valget af en sådan opfølgning. Feedbacken skal ske under iagttagelse af gældende ret, herunder særligt regler om tavshedspligt, fortrolighed og beskyttelse af personoplysninger, hvilket betyder, at detaljer og særligt personoplysninger kan være udeladt af feedbacken.Hvis undersøgelserne ikke er afsluttede, når du modtager denne feedback, vil du efterfølgende, når de er afsluttede, blive orienteret om resultatet af undersøgelserne.

• Hvis du har indgivet en indberetning, der ikke er omfattet af whistleblowerordningens anvendelsesområde, kan din indberetning afvises. Hvis det vurderes relevant, kan du blive opfordret til i stedet at drøfte forholdet med din leder eller andre afdelinger, men din indberetning vil ikke automatisk blive videregivet internt eller i øvrigt til anden myndighed. Hvis din indberetning afvises fra whistleblowerordningen, vil du blive orienteret om, at din indberetning ikke vil blive behandlet i whistleblowerordningen og hvorfor.

• Hvis du har indgivet en indberetning, der vurderes at være eller at kunne være omfattet af whistleblowerordningens anvendelsesområde, men hvor sagen – efter behørige undersøgelser – ikke vurderes at være eller kunne blive tilstrækkeligt belyst eller dokumenteret, kan det være nødsaget til at afslutte sagsbehandlingen uden en egentlig konklusion, og du vil i så fald også blive orienteret herom.

• Indberetninger til Copenhagen Groups whistleblowerordning behandles af whistleblowerenheden.
• Medlemmerne af whistleblowerenheden er angivet i punkt 12.
• Det/de medlem(mer) af whistleblowerenheden, der er ansvarlig(e) for den konkrete indberetning, skal for den konkrete indberetning til whistleblowerordningen fungere som en upartisk person, der skal varetage følgende opgaver:

• Modtage indberetninger og have kontakt med whistlebloweren,
• Følge op på indberetninger og sikre, at disse behandles korrekt, og give feedback til whistlebloweren.

• Alle medlemmer af whistleblowerenheden er underlagt særlig tavshedspligt med hensyn til de oplysninger, der indgår i indberetningerne til whistleblowerordningen og de efterfølgende undersøgelser.

• Copenhagen Group er dedikeret til beskyttelsen af og støtten til Copenhagen Groups whistleblowere, og whistleblowere må på ingen måde udsættes for og er beskyttet mod repressalier og herunder trussel om eller forsøg på repressalier.

• Repressalier skal i denne sammenhæng forstås som enhver direkte eller indirekte handling eller undladelse, som chikane, diskrimination eller andre negative konsekvenser for whistleblowerens ansættelsesforhold, samarbejdsforhold eller anden relation til Copenhagen Group, der er en følge af en indberetning eller påtænkt indberetning til Copenhagen Groups whistleblowerordning, og som forårsager eller kan forårsage whistlebloweren uberettiget skade.
• Chikane og diskrimination kan inkludere, men er ikke begrænset til, intimidering, mobning, ekskludering, afvisning af berettiget forfremmelse, negativ påvirkning af løn eller andre ansættelsesvilkår, degradering eller afskedigelse.

• De forhold, som en whistleblower indberetter til Copenhagen Groups whistleblowerordning, vil når whistlebloweren er en medarbejder eller nær samarbejdspartner, ofte, men ikke altid, være omfattet af whistleblowerens tavsheds- og loyalitetspligt. Det indebærer, at whistlebloweren vil kunne skulle tilsidesætte eller være bekymret for at tilsidesætte sin tavsheds- og loyalitetspligt overfor Copenhagen Group til fordel for opretholdelsen af lov og orden, ytringsfriheden og sikkerheden i Copenhagen Group. Copenhagen Groups whistleblowerordning sikrer, at medarbejdere og andre nære samarbejdspartnere, der i god tro foretager en indberetning til whistleblowerordningen, der er omfattet af denne, ikke anses for at have tilsidesat en lov- eller kontraktuelt bestemt tavsheds- eller loyalitetspligt, og at whistlebloweren ikke vil ifalde nogen form for ansvar herfor, forudsat at whistlebloweren var i god tro og havde rimelig grund til at antage, at indberetningen var nødvendig for at afsløre et forhold omfattet af whistleblowerordningen.

• En whistleblower, der i god tro foretager en indberetning til Copenhagen Groups whistleblowerordning om forhold, der er omfattet af denne, kan heller ikke ifalde ansvar for at skaffe sig adgang til de oplysninger, der er indberettet, forudsat at en sådan handling ikke i sig selv udgjorde en selvstændig strafbar handling.

• Medarbejdere eller andre, der på nogen måde forsøger at hindre en medarbejder i at indberette til Copenhagen Groups whistleblowerordning, eller efterfølgende chikanerer eller diskriminerer en whistleblower, vil blive konfronteret af Copenhagen Groups ledelse og risikerer ansættelsesretlige konsekvenser, herunder afskedigelse eller bortvisning eller andre konsekvenser, der er relevante for det konkrete samarbejdsforhold.

• Whistleblowere, som oplever at blive udsat for repressalier som følge af deres indberetning eller ønske om at indberette (eller assistance hermed) opfordres til hurtigst muligt at kontakte deres nærmeste leder, et medlem af whistleblowerenheden, jf. punkt 12.

• Copenhagen Group tager sine forpligtelser og sit ansvar i whistleblowerordningen meget seriøst, og det er afgørende betydning, at whistleblowerordningen respekteres og anvendes i overensstemmelse med sit formål. Indberetninger til whistleblowerordningen, der er indgivet i ond tro eller med bevidst falske oplysninger eller forfalsket materiale, vil derfor medføre ansættelsesretlige konsekvenser, herunder afskedigelse eller bortvisning.

• Det primære formål med Copenhagen Groups whistleblowerordning er, at den skal opfylde sit formål i overensstemmelse med loven, jf. punkt 3, og herunder beskytte de medarbejdere, der i god tro foretager indberetninger til whistleblowerordningen, jf. punkt 1.4 og punkt 9. Copenhagen Group skal dog også beskytte de personer, der indberettes om samt deres personoplysninger i overensstemmelse med den gældende persondatalovgivning og i videst muligt omfang sikre fortroligheden i Copenhagen Group.

• Indberetninger til Copenhagen Groups whistleblowerordning kan indeholde personoplysninger om whistlebloweren, vidner, medarbejdere i eller samarbejdspartnere til Copenhagen Group, som Copenhagen Group er forpligtet til at behandle i overensstemmelse med den gældende persondatalovgivning.

• Behandlingen af personoplysninger i Copenhagen Groups whistleblowerordning sker for selskaber, hvor etableringen af whistleblowerordningen er lovpligtig i overensstemmelse med Lov om beskyttelse af whistleblowere § 22. For koncernselskaber, der i sig selv ikke er direkte retsligt forpligtede til at have etableret en whistleblowerordning i overensstemmelse med Persondataforordningens art. 6, stk. 1, litra f, hvor selskabet har en legitim interesse i at modtage og behandle indberetninger til whistleblowerordningen og har vurderet, at den, hvis personoplysninger behandles i whistleblowerordningens interesser og rettigheder ikke går forud for denne legitime interesse. Hvis der i sjældne tilfælde behandles følsomme personoplysninger i whistleblowerordningen, vil dette endvidere kun ske i medfør af Persondataforordningens art. 9, stk. 2, litra b, hvis det er nødvendigt for, at selskabet (den dataansvarlige) kan overholde sine arbejds-, sundheds- og socialretlige forpligtelser og specifikke rettigheder eller art. 9, stk. 2, litra f, hvis det er nødvendigt for, at retskrav kan fastlægges, gøres gældende eller forsvares.

• Det vil være det konkrete selskab i Copenhagen Group, jf. punkt 1, som din indberetning er nærmest tilknyttet, der er dataansvarlig for de personoplysninger, der indgår i den pågældende indberetning. Det konkrete selskab kan videregive de pågældende personoplysninger til ét eller flere af selskaberne i Copenhagen Group-koncernen eller professionelle samarbejdspartnere (som eksempelvis advokater, der skal bistå med behandlingen af indberetningen til whistleblowerordningen), hvis det er relevant eller nødvendigt for behandlingen af din indberetning til whistleblowerordningen eller opfølgningen på de oplysninger, der er fremkommet i sagsbehandlingen i whistleblowerordningen eller til myndigheder mv., hvis det er retsligt påkrævet. Copenhagen Group vil ikke videregive personoplysninger til andre parter udenfor EU.

• Copenhagen Group opbevarer alle indberetninger og tilhørende dokumenter og materialer inklusive eventuelle personoplysninger, også whistleblowerens (hvis han/hun ikke har indberettet anonymt) fortroligt og i den periode, hvor det er nødvendigt for at agere og følge op på de indberettede forhold samt videre i den periode, hvor Copenhagen Group har retslig hjemmel til at opbevare de pågældende personoplysninger.

• De personer, hvis personoplysninger behandles i Copenhagen Groups whistleblowerordning, har særlige rettigheder i denne forbindelse, herunder ret til oplysning, indsigt, berigtigelse, sletning, begrænsning, indsigt og dataportabilitet som beskrevet i Copenhagen Groups generelle persondatapolitik og her (i det omfang det ikke strider mod forpligtelserne i whistleblowerordningen) samt ret til at klage til Datatilsynet over behandlingen her.

• Der anvendes ikke automatisk afgørelser i Copenhagen Groups whistleblowerordning.

• Copenhagen Groups whistleblowerenhed udarbejder årligt en rapport over alle indberetninger til whistleblowerordningen, der gennemgås af Copenhagen Groups bestyrelse. Rapporten og den årlige gennemgang skal sikre, at der er fulgt rettidigt op på alle indberetninger til Copenhagen Groups whistleblowerordning og, at informationer og erfaringer herfra inkorporeres behørigt i og for en optimering af Copenhagen Groups arbejde, organisation, retslighed og etik.

Whistleblowerenheden består af selskabets bestyrelsesformand samt selskabets revisor, som kan kontaktes på e-mail: [email protected]

Jf. punkt 5 for detaljer om indberetninger.